Imagine uma pilha de documentos com mais de 341 mil papeis. Fica até difícil de mensurar o montante. Mas essa é a economia que a Câmara de Cáceres tem feito desde 2022, a partir da implantação de um sistema digital para gerenciar os documentos que tramitam na casa de leis.
O sistema tem sido benéfico em relação à sustentabilidade. Nos últimos dois anos, a digitalização já gerou redução de custos envolvendo milhares de papeis. Nesse período, o sistema já gerou mais de 55 mil documentos oficiais, economizando 341.549 impressões. O meio ambiente agradece.
"Quando a Câmara Municipal de Cáceres contratou o serviço de processo eletrônico a demanda pelo uso do papel caiu drasticamente. Para se ter uma ideia, alguns processos de contratações continham, mais ou menos, de 200 a 300 folhas cada. Isso somente com os processos de contratações, de um único setor administrativo. Chegamos a ter processo com quase mil folhas", recorda Charles Finney, diretor geral do órgão.
Ele reforça que com a escolha do processo eletrônico, o uso do papel foi relegado a um segundo plano.
"Priorizamos a tramitação via sistema, que possui toda a segurança e comodidade, pois os servidores não precisam levar os processos físicos de um setor ao outro. A confiabilidade nesse método de tramitação é alta, pois assegura que o processo não se perca, como já ocorreu em outras épocas aqui na Câmara", frisa o servidor.
*MAIS TRANSPARÊNCIA*
A canalização dos processos em um único lugar foi um divisor de águas para o Legislativo cacerense, no entendimento do servidor Lucas Sposito, que é o controlador interno da Câmara.
Sposito viveu as duas fases: a analógica, quando a tramitação de documentos era majoritariamente física; e a digital, desde 2022.
Ele lembra que na primeira fase muitos documentos se perdiam no meio do caminho por conta do leva e traz entre os setores. Do ponto de vista da transparência também era muito complicado, pois a controladoria não possuía acesso direto à documentação para fazer os relatórios.
Atualmente a realidade é bem diferente. "Com apenas alguns cliques consigo ter acesso ao fluxo de documentação de diferentes setores. Isso otimiza o trabalho, traz mais segurança na informação e transparência pública", afirma.
A visão também é compartilhada pelo ouvidor da Câmara de Cáceres, Jefferson Blun. O servidor enfatiza que o Legislativo promoveu uma revolução ao digitalizar seus processos administrativos.
Ele destaca que ficou muito mais ágil e eficiente a tramitação de ofícios, comunicados, informes de reuniões, processos licitatórios e tantos outros procedimentos que ocorrem diariamente na Câmara. "Sem contar que há muito mais segurança na movimentação desses processos e na gestão documental da Câmara. Quem ganha com isso são os cidadãos e cidadãs cacerenses", enfatiza.
*SAPL*
O Sistema de Apoio ao Processo Legislativo (SAPL) é outra importante ferramenta da política de transparência e digitalização dos processos da Câmara.
É no SAPL que qualquer cacerense pode acessar de maneira simples e intuitiva toda a atividade parlamentar produzida na Câmara, como projetos de leis, indicações, requerimentos, moções de aplausos ou repúdios, parecer de contas da gestão municipal, bem como as atas das reuniões das comissões parlamentares, a exemplo da Comissão de Constituição, Justiça, Trabalho e Redação (CCJ).
Quem vive essa realidade de perto é o técnico administrativo Israel Mendes de Souza, do Departamento de Assuntos Legislativos da Câmara de Cáceres.
Antes, em seu setor, os processos abarrotavam-se nas gavetas e armários. Quando acabava o espaço, o jeito era formar pilhas e mais pilhas de documentos em cima das mesas e até pelos cantos do chão.
Depois da chegada do SAPL, em 2016, a realidade ficou bem diferente, pois a montoeira de documentos sumiu. Isso resultou em melhoras significativas no ambiente e na praticidade de acesso aos documentos.
"Hoje em dia a gente praticamente não imprime mais papel a pessoas ou organizações que solicitam documentos à Câmara. Quando eles pedem, a gente informa que está tudo no SAPL e explicamos o caminho para acessar as informações", detalha Israel.
O SAPL é desenvolvido pelo Programa Interlegis do Senado Federal (https://www12.senado.leg.br/interlegis/produtos/salp) e disponibilizado gratuitamente às casas legislativas de todo país.